SACI · SISTEMA AUTOMÁTICO DE CITAS INTELIGENTE
¿Cuántas citas pierdes cada mes sin saberlo?
Una clínica con 10 no-shows al mes a 100€ de media pierde 12.000€ al año. Sin contar las citas que no se confirmaron a tiempo, ni los pacientes que no volvieron porque nadie hizo seguimiento.
El problema no es la agenda. Es que no hay un sistema detrás.
EL PROBLEMA
Tu clínica tiene recepción.
Pero no tiene sistema.
La mayoría de clínicas no pierde citas por mala atención. Las pierde porque ningún proceso cubre lo que pasa antes y después de cada visita.
Confirmaciones manuales
La recepción confirma por teléfono o WhatsApp. Las cancelaciones llegan tarde o no llegan.
Sin seguimiento post-cita
El paciente termina su visita y no vuelve a saber nada. Nadie le recuerda la próxima ni le pide su opinión.
Reseñas al azar
El momento de pedir una reseña pasa sin aprovecharlo. La reputación crece por casualidad, no por sistema.
ESCENARIO REAL
Lo que pasa cuando no hay automatización
NARRATIVA · Lunes. 9:15h
María tenía cita a las 10. No vino. Nadie lo sabe hasta las 10:05. El hora se pierde:
El martes hay tres horas libres. La recepcionista está al teléfono. Nadie llama a la lista de espera.
El viernes, Juan terminó su tratamiento hace dos semanas. Nadie le ha enviado nada. Tampoco le han pedido una reseña. Ya fue a otra clínica.
No es negligencia. Es que no hay sistema.
EL CONTRASTE
Antes y después de tener un
sistema detrás de tu agenda
La diferencia no está en atender mejor. Está en no dejar ningún momento del ciclo del paciente sin cubrir.
- × Confirmaciones manuales
- × No-shows sin aviso previo
- × Sin seguimiento post-cita
- × Reseñas al azar
- × Lista de espera sin gestionar
- → Recordatorio 24h y 3h antes
- → Confirmación automática inmediata
- → Seguimiento 12-24h post-cita
- → Reseña solicitada en cada cita
- → Retención a las 72h
QUE ES SACI
Un sistema que cubre todo el ciclo de una cita.
De la reserva a la fidelización.
SACI es el sistema que he desarrollado para automatizar los puntos críticos del ciclo de cada cita: confirmación, recordatorios, seguimiento post-visita, solicitud de reseña y retención del paciente.
No es un software genérico de reservas. Es una configuración específica para clínicas privadas, construida sobre plataforma de automatización profesional y adaptada al flujo real de tu clínica.
Un recordatorio de cita
Un recordatorio puntual no es un sistema. SACI cubre todo el ciclo antes y después de cada visita.
Un software de gestión de clínicas
No es un CRM que hay que aprender a usar. Es un sistema ya configurado para el sector sanitario privado.
Automatización de ciclo completo
Desde que se reserva la cita hasta que se pide la reseña. Sin intervención manual en cada paso.
Sistema de reputación continua
Cada cita completada es una oportunidad de reseña. SACI la aprovecha de forma sistemática.
CÓMO FUNCIONA
Ocho pasos. Un ciclo completo.
Sin intervención manual.
Desde que el paciente reserva hasta que vuelve a por la siguiente cita.
El paciente reserva online
INMEDIATO
Elige día y hora desde cualquier dispositivo. Ve disponibilidad en tiempo real. Sin llamadas, sin esperas.
Confirmación inmediata y captura de datos
INMEDIATO · WHATSAPP / EMAIL
La cita queda confirmada al instante. El sistema captura nombre, email y WhatsApp. Tú lo ves todo en tu sistema sin hacer nada.
Primer recordatorio automático
24H ANTES · WHATSAPP / EMAIL
El sistema envía un recordatorio 24 horas antes de la cita. El paciente puede confirmar o reprogramar sin llamar.
Segundo recordatorio antes de la cita
3H ANTES · WHATSAPP / EMAIL
Un segundo aviso 3 horas antes reduce los olvidos de última hora. Sin que la recepción tenga que hacer nada.
Seguimiento post-cita
12-24H POST-CITA · WHATSAPP / EMAIL
Entre 12 y 24 horas después de la visita el paciente recibe un mensaje de seguimiento. Refuerza la experiencia y abre la puerta a la próxima cita.
Solicitud de reseña en Google
12-24H POST-CITA · WHATSAPP / EMAIL
En ese mismo seguimiento o en un segundo mensaje, el sistema pide una reseña en Google. El momento es el óptimo: el paciente acaba de tener la experiencia.
Mensaje de retención y fidelización
72H POST-CITA · WHATSAPP / EMAIL
72 horas después de la cita, el paciente recibe un mensaje orientado a la recurrencia. Invita a agendar la próxima visita mientras el recuerdo de la experiencia sigue fresco.
Recordatorio de retención a largo plazo
4-8-12-36 SEMANAS · CONFIGURABLE POR TRATAMIENTO
Para tratamientos recurrentes, el sistema programa un recordatorio adicional a las 4, 6 u 8 semanas según el tipo de servicio. El paciente vuelve sin que tengas que perseguirle.
LO QUE AUTOMATIZA
Cada punto del ciclo cubierto.
Sin que intervenga recepción.
Seis áreas. Configuradas desde el primer día. Funcionando sin que nadie tenga que recordar hacerlo.
Confirmaciones de citas
Inmediata al reservar + recordatorio 24h + recordatorio 3h. Por WhatsApp o email según preferencia del paciente.
Reprogramaciones
El paciente puede cambiar su cita con un clic, dentro de las reglas que tú defines. Sin llamadas, sin interrupciones.
Seguimiento post-visita
Mensaje entre 12 y 24h después de cada cita. Cuida la experiencia y refuerza la relación antes de que el paciente se enfríe.
Reseñas en Google
Solicitud automática en el momento de mayor satisfacción. Reputación que crece con cada cita, no al azar.
Retención y recurrencia
Recordatorio a las 72h para la siguiente cita. Programación adicional a 4-8 semanas para tratamientos continuados.
Sincronización de agenda
Conectado con Google Calendar. La disponibilidad es siempre real. Sin citas duplicadas ni huecos fantasma.
EL PROCESO
Tres fases. Sin complicaciones
técnicas para ti.
Me encargo de todo desde el principio. Tú sigues con tu clínica mientras el sistema queda operativo.
Diagnóstico del flujo actual
Analizo cómo entra una cita, cómo se confirma, qué ocurre si no se confirma, qué pasa después de la visita. Identifico los puntos de fuga exactos de tu clínica.
Implementación del sistema SACI
Configuro todas las automatizaciones adaptadas a tu tipo de clínica, volumen de citas y canales. En 5-7 días el sistema está operativo. Tú no tienes que saber nada de tecnología.
Optimización mensual
Revisión de tasas de confirmación, no-shows y reseñas generadas. Ajustes continuos basados en los datos reales de tu clínica, no en estimaciones.
PARA QUIÉN ES SACI
No es para todas las clínicas
- Clínica operativa con +15 citas a la semana
- Clínicas con no-shows sin gestionar
- Clínicas sin seguimiento post-cita
- Clínicas con pocas reseñas para su volumen
- Clínicas dentales, estética, fisioterapia y similares
- Clínicas sin volumen mínimo de citas
- Quien busca una solución puntual sin sistema
- Quien no quiere implementar un nuevo sistema
- Proyectos sin presencia digital activa
- Clínicas que no quieren invertir en mejoras
PLANORA
No es una solución genérica
SACI no es una configuración estándar de software. Es el resultado de meses de desarrollo y refinamiento sobre flujos reales de clínicas privadas en España.
Forma parte del ecosistema PLANORA junto con SVL y SER-IA. Los tres sistemas están diseñados para trabajar juntos: SVL y SER-IA traen pacientes nuevos, SACI se encarga de que no se pierdan y de que vuelvan.
SOBRE MÍ
Soy José Francisco Ouviña (Frenchy), estratega especializado en captación de pacientes para clínicas en España.
Más de 20 años diseñando estructuras de captación de clientes para negocios de servicios.
Autor de dos estudios propios: un análisis de 100 fichas de Google Business Profile de clínicas dentales en Madrid y otro sobre cómo los sistemas de IA recomiendan clínicas en España.
MI TRABAJO HA SIDO PUBLICADO EN:
Psychreg Dentaltown Orthotown MarketingDirecto ElEspañol Esdiario
Ver más sobre automatización de agenda en el blog →
Estado actual · Waitlist
¿Tu agenda trabaja para ti
o trabajas tú para tu agenda?
SACI está actualmente en fase piloto. En este momento no
estoy incorporando nuevas clínicas al sistema.
Cuando abra nuevas plazas avisaré primero a quienes estén
en esta lista.
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